WAREHOUSE MANAGEMENT FOR SMALL BUSINESS: OPAS PIENILLE YRITYKSILLE

Pienyrityksen varastonhallinta alkaa usein yksinkertaisesti. Käytössä voi olla muutama hylly, taulukkolaskentaohjelma tai jopa kynä ja paperi. Mutta tilausten määrän kasvaessa ja varaston kierron nopeutuessa toiminta voi muuttua nopeasti hallitsemattomaksi. Tuotteita katoaa, varastosaldot eivät vastaa todellisuutta ja asiakkaat joutuvat odottamaan tilauksiaan pidempään kuin pitäisi.

Tässä vaiheessa varastonhallinta nousee tärkeään rooliin. Sen avulla voidaan tuoda järjestystä, tarkkuutta ja tehokkuutta päivittäisiin toimintoihin. Tässä oppaassa kerromme, mitä varastonhallinta tarkoittaa pienyrityksille, miksi se on tärkeää ja miten oikeanlainen lähestymistapa voi auttaa säästämään aikaa, vähentämään kustannuksia ja pitämään asiakkaat tyytyväisinä.

Mitä Warehouse Management for Small Business tarkoittaa?  

Warehouse Management for Small Business tarkoittaa tavaroiden organisointia, siirtämistä ja seurantaa varastossa. Se kattaa kaikki vaiheet tuotteiden vastaanottamisesta toimittajilta niiden tehokkaaseen varastointiin, tarkan varastokirjanpidon ylläpitämiseen sekä asiakastilausten toimittamiseen ajallaan.

Pienyrityksissä varastonhallinta tarkoittaa yleensä seuraavia asioita:

• Tehokas tilankäyttö

  Koska pienyrityksillä on usein käytössään rajallinen varastotila, tuotteiden järjestäminen siten, että käytettävissä oleva tila hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti, on tärkeää.

• Varastonhallinta ja saldoseuranta

  Tarkkojen varastosaldojen ylläpitäminen auttaa välttämään tilanteita, joissa tuotteet loppuvat kesken tai varastoon sitoutuu liikaa pääomaa ylimääräisen varaston muodossa.

• Tilausten käsittely ja toimitukset

  Asiakastilausten kerääminen, pakkaaminen ja lähettäminen nopeasti ja virheettömästi on keskeinen osa tehokasta varastonhallintaa.

• Kustannusten hallinta

  Tarpeettomien kustannusten vähentäminen, kuten ylimääräisen varastoinnin, hävikin tai hitaasti liikkuvien tuotteiden aiheuttamien kulujen minimointi.

Mikä on WMS pienyrityksille?

Pienyrityksille suunniteltu warehouse management system (WMS) on ohjelmisto, jonka tarkoituksena on hallita ja optimoida varaston päivittäisiä toimintoja. Paperimuistiinpanojen, taulukkolaskentaohjelmien tai ERP-järjestelmän perusvarastotoimintojen sijaan WMS tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden ja hallinnan varastoon, tilankäyttöön, työvoimaan ja tilausten käsittelyyn.

Pienyrityksille suunnattu WMS sisältää tyypillisesti seuraavia ominaisuuksia:

Varaston seuranta

• Reaaliaikaiset varastosaldot (mitä tuotteita on varastossa, varattuna tai loppumassa).
• Erä- ja sarjanumeroseuranta.
• Viimeisten käyttöpäivien hallinta, mikä on tärkeää esimerkiksi elintarvike-, kosmetiikka- ja lääketeollisuudessa.

Vastaanotto ja hyllytys

• Tuotteiden skannaus niiden saapuessa varastoon.
• Ohjaus siihen, mihin tuotteet kannattaa sijoittaa tilan tehokkaan käytön varmistamiseksi.

Keräily ja pakkaus

• Ohjaa työntekijöitä nopeimmalle reitille tuotteiden keräämistä varten.
• Vähentää keräilyvirheitä viivakoodien, RFID-teknologian tai mobiiliskannereiden avulla.
• Järjestää pakkausprosessit tehokkaammiksi ja nopeuttaa toimituksia.

Raportointi ja analytiikka

• Tietoa varaston kierrosta, hitaasti liikkuvista tuotteista ja varaston loppumistilanteista.
• Auttaa pienyrityksiä tekemään dataan perustuvia ostopäätöksiä.

Miten WMS eroaa manuaalisista työkaluista tai ERP-järjestelmän varastomoduuleista? 

Saatat pohtia: "Eikö varastoa voi hallita taulukkolaskentaohjelmilla tai ERP-järjestelmän varastomoduulilla?" Aluksi se voi toimia hyvin. Mutta tilausmäärien kasvaessa näiden työkalujen rajoitukset tulevat nopeasti esiin.

Manuaaliset työkalut (taulukkolaskentaohjelmat, kynä ja paperi)

Manuaaliset työkalut ovat edullisia ja helppoja ottaa käyttöön. Ne voivat toimia hyvin silloin, kun tuotteita tai tilauksia on vain vähän. Ne kuitenkin perustuvat vahvasti muistiin ja jatkuviin manuaalisiin päivityksiin, mikä lisää virheiden, viiveiden ja epätarkkuuksien riskiä. Heti kun tilausten määrä kasvaa, tästä toimintatavasta tulee helposti sekava ja epäluotettava.

ERP-järjestelmien varastomoduulit

Monille pienyrityksille ERP-järjestelmä on ensimmäinen askel varastonhallinnan digitalisoinnissa. Nämä ratkaisut soveltuvat hyvin varastosaldojen seurantaan, kustannusten hallintaan sekä varastotietojen yhdistämiseen tilauksiin ja taloushallintoon.

ERP-järjestelmät on kuitenkin suunniteltu ensisijaisesti liiketoiminnan ja talouden hallintaan, eivät varaston päivittäisiin operatiivisiin tehtäviin, kuten vastaanottoon, keräilyyn, pakkaamiseen ja lähettämiseen.

Koska ERP-järjestelmien varastomoduulit eivät ole täysimittaisia warehouse management system -ratkaisuja, niistä puuttuu usein edistyneisiin varastotoimintoihin tarvittava tekninen ja toiminnallinen syvyys. Tämän vuoksi ne kattavat yleensä vain osan varastonhallinnan tarpeista ja tarjoavat rajalliset mahdollisuudet prosessien optimointiin verrattuna erilliseen WMS-ratkaisuun.

Warehouse management systems (WMS) 

Warehouse management system (WMS) keskittyy tavaroiden fyysiseen liikkumiseen varaston sisällä.

Se tekee paljon enemmän kuin näyttää varastossa olevien tuotteiden määrän. WMS kertoo:

• Tarkalleen, missä tuotteet sijaitsevat, aina hylly- tai paikkatasolle asti.
• Miten tuotteet ovat päätyneet kyseiseen paikkaan ja minne ne siirtyvät seuraavaksi.
• Tehokkaimman tavan siirtää tuotteita tilausten käsittelyn yhteydessä.

WMS lisäarvo pienyrityksille

• Auttaa suorittamaan työtehtävät tarkemmin ja tehokkaammin.
• Vähentää keräilyvirheitä ja parantaa tilausten toimitusvarmuutta.
• Tarjoaa näkyvyyden hylly- ja paikkatasolle asti pelkkien kokonaissaldojen sijaan.

Kasvaville yrityksille, jotka haluavat varmistaa tarkkuuden, nopeuden ja asiakastyytyväisyyden, WMS tarjoaa hallintaa ja näkyvyyttä, joita ERP-järjestelmät yksin eivät pysty tarjoamaan.

Jos haluat perehtyä aiheeseen tarkemmin, tutustu oppaaseen: ERP vs WMS -järjestelmät – mitä eroa niillä on?

Kannattaako pienyrityksen investoida WMS-järjestelmään? 

Tämä on perusteltu kysymys: jos varasto on pieni ja tuotevalikoima rajallinen, onko warehouse management system todella investoinnin arvoinen? Vastaus on kyllä. Kyse ei ole ainoastaan siitä, mitä WMS tekee tänään, vaan myös siitä, miten se valmistaa yrityksesi tulevaisuuteen.

Tässä tärkeimmät syyt, miksi pienyrityksen kannattaa investoida WMS-järjestelmään mieluummin aikaisemmin kuin myöhemmin:

Käyttöönotto vaikeutuu, mitä pidempään odotat

Pienyrityksen kannattaa ottaa WMS käyttöön heti, kun varastotoiminnoista tulee keskeinen osa päivittäistä liiketoimintaa. Käyttöönoton haastavin osa on usein muutosjohtaminen eli henkilöstön auttaminen omaksumaan uusia toimintatapoja.

Kun WMS otetaan käyttöön varhaisessa vaiheessa, tiimin ollessa vielä pieni ja prosessien yksinkertaisia, siirtymä on huomattavasti helpompi kuin tilanteessa, jossa vanhat toimintatavat ovat ehtineet juurtua syvälle organisaatioon.

WMS tuotto investoinnille kertyy nopeasti

Investoinnin tuotto syntyy useista eri tekijöistä: virheiden vähenemisestä, tilausten nopeammasta käsittelystä sekä reaaliaikaisesta näkyvyydestä, joka voi säästää useita tunteja manuaalista tarkistustyötä viikoittain.

Pienessäkin varastossa ajansäästö kasvaa nopeasti merkittäväksi. Näin tiimisi voi keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen sen sijaan, että aikaa kuluisi ongelmien ratkaisemiseen.

Varhainen käyttöönotto vähentää kalliiden räätälöintien tarvetta

Monet pienyritykset ottavat WMS käyttöön liian myöhään. Siinä vaiheessa vakiintuneet toimintatavat johtavat usein kalliisiin järjestelmäräätälöinteihin, jotka tekevät tulevista päivityksistä monimutkaisempia ja kalliimpia.

Kun WMS otetaan käyttöön aikaisessa vaiheessa, yritys voi hyödyntää järjestelmää sen vakiomuodossa, käyttää hyväksi sisäänrakennettuja parhaita käytäntöjä ja valmistautua tulevaisuuden tarpeisiin ilman jatkuvaa uudelleenrakentamista.

Yhteenvetona voidaan todeta, että yrityksen ei tarvitse odottaa olevansa "riittävän suuri" hyötyäkseen WMS-järjestelmästä. Myös pienet tiimit voivat saada merkittävää hyötyä, sillä WMS tuo järjestystä, tarkkuutta ja tehokkuutta varastotoimintoihin jo varhaisessa vaiheessa.

Jos harkitset uuden warehouse management system -ratkaisun hankintaa mutta et ole varma, mistä aloittaa, tutustu oppaaseemme Kuinka valita best warehouse management system?

5 merkkiä siitä, että pienyritys tarvitsee WMS-järjestelmän 

Pienyritys huomaa usein tarvitsevansa WMS-järjestelmän ei yhden suuren ongelman vuoksi, vaan siksi, että useat pienemmät haasteet alkavat kasaantua. Tyypillisiä merkkejä ovat:

Kasvavat tilausmäärät

Se, mikä aiemmin oli helppo hallita taulukkolaskentaohjelmassa, vie nyt tuntikausia. Tiimisi joutuu venymään pysyäkseen päivittäisten toimitusten tahdissa.

Keräilyvirheet

Asiakkaat saavat vääriä tuotteita tai virheellisiä määriä, ja virheiden korjaaminen vie ylimääräistä aikaa sekä aiheuttaa lisäkustannuksia.

Varaston loppumiset

Luotat siihen, että tuotetta on varastossa, mutta todellisuudessa sitä ei löydy hyllystä. Tämä johtaa peruttuihin tilauksiin, menetettyyn myyntiin ja tyytymättömiin asiakkaisiin.

Ajan hukkaaminen

Henkilöstö käyttää enemmän aikaa varastossa kävelemiseen, tuotteiden etsimiseen ja saldojen tarkistamiseen kuin varsinaiseen tilausten käsittelyyn.

Reaaliaikaisen näkyvyyden puute

Et tiedä varmasti, mitä tuotteita on varastossa tai missä ne sijaitsevat. Ongelmia havaitaan vasta silloin, kun on jo liian myöhäistä reagoida.

Jos useampi näistä kohdista kuulostaa tutulta, se on vahva merkki siitä, etteivät manuaaliset työkalut tai ERP-järjestelmän varastomoduulit enää riitä tarpeisiisi. WMS auttaa vähentämään virheitä, nopeuttamaan prosesseja ja tarjoamaan reaaliaikaisen näkyvyyden sekä hallinnan, joita kasvava liiketoiminta tarvitsee toimiakseen tehokkaasti.

WMS hyödyt pienyrityksille 

Pienyrityksille WMS-järjestelmän käyttöönotto voi tuoda hyötyjä hyvin nopeasti, usein jo ensimmäisten käyttöviikkojen aikana. Merkittävimmät varhaiset parannukset liittyvät yleensä seuraaviin osa-alueisiin:

Ajansäästö

• Automatisoi rutiinitehtäviä, kuten tilausten keräilyä, varastosaldojen päivityksiä ja raportointia.
• Vähentää tuotteiden etsimiseen kuluvaa aikaa optimoidun varastoinnin ja paikkaseurannan avulla.
• Nopeuttaa vastaanotto- ja lähetysprosesseja virtaviivaistamalla työnkulkuja.

Parempi varastonhallinta

• Tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden varastosaldoihin, varastotapahtumiin ja tuotteiden sijainteihin.
• Vähentää ylivarastoinnin ja varaston loppumisen riskiä.
• Mahdollistaa tarkemman kysynnän ennustamisen ja tukee parempia hankintapäätöksiä.

Vähemmän virheitä

• Viivakoodi- ja RFID-skannaus vähentävät manuaalisen tiedonsyötön virheitä.
• Parantaa tilausten tarkkuutta ja vähentää virheellisten toimitusten, palautusten sekä uudelleenlähetysten kustannuksia.
• Varmistaa oikean varastokierron (FIFO/FEFO), mikä auttaa vähentämään vanhentuneista tai käyttökelvottomiksi muuttuneista tuotteista aiheutuvia tappioita.

Jos haluat ymmärtää tarkemmin, mitä hyötyjä warehouse management system voi tuoda liiketoiminnallesi, tutustu artikkeliimme: the benefits of a WMS

Voiko WMS auttaa vähentämään keräily- ja toimitusvirheitä? 

Kyllä. Warehouse management system (WMS) auttaa vähentämään keräily- ja toimitusvirheitä, jotka ovat usein yksi pienyritysten kalleimmista ongelmista. Näin se toimii:

Ohjattu keräily

WMS tarjoaa työntekijöille digitaaliset keräilylistat käsipäätteisiin tai skannereihin. Listat näyttävät tarkasti tuotteiden sijainnin, määrän ja keräilyjärjestyksen.

Tämä vähentää virheitä, koska työntekijöiden ei tarvitse luottaa paperilistoihin tai muistiin. Näin väärän tuotteen, koon tai määrän keräämisen riski pienenee merkittävästi.

Esimerkki: Sen sijaan, että työntekijä kävelisi käytävää pitkin tarkistaen etikettejä manuaalisesti, skanneri ohjaa hänet suoraan oikeaan paikkaan, esimerkiksi käytävälle 4, hyllypaikkaan B3 hakemaan oikean tuotteen.

Viivakoodi- ja RFID-skannaus

Jokainen tuote, laatikko tai lava skannataan keräilyn ja pakkaamisen aikana, ja WMS tarkistaa skannauksen tilaustietoja vasten.

Tämä estää virheitä, koska väärää tuotetta ei voida vahvistaa järjestelmässä. Virheet havaitaan ennen kuin lähetys poistuu varastosta.

Esimerkki: Jos työntekijä yrittää skannata punaisen paidan sinisen sijaan, WMS ilmoittaa virheestä välittömästi.

Reaaliaikainen varaston validointi

WMS seuraa varastoa reaaliajassa ja ohjaa keräilijät vain tuotteisiin, joita on todella saatavilla.

Tämä auttaa ehkäisemään ylivaraamista ja estää tilausten pakkaamisen tuotteilla, joita ei todellisuudessa ole varastossa.

Esimerkki: Ilman WMS-järjestelmää keräilijä saattaa saapua tyhjälle hyllypaikalle ja yrittää löytää korvaavan tuotteen. WMS avulla hänet ohjataan suoraan paikkaan, jossa oikeaa tuotetta on saatavilla.

Parantaako WMS asiakastyytyväisyyttä? 

Kyllä. Warehouse management system (WMS) parantaa asiakastyytyväisyyttä tekemällä jokaisesta tilauskokemuksesta luotettavamman. Näin sen hyödyt näkyvät asiakkaiden arjessa:

Parempi tarkkuus rakentaa luottamusta

Asiakkaat saavat jatkuvasti oikean tuotteen oikeassa koossa, värissä tai kokoonpanossa. Kun virheelliset toimitukset vähenevät, myös palautusten, hyvitysten ja turhautumisen määrä pienenee.

Kun asiakkaat saavat tilaamansa tuotteet oikein jo ensimmäisellä kerralla, heidän luottamuksensa yritystä kohtaan kasvaa ja he palaavat todennäköisemmin ostamaan uudelleen.

Nopeampi toimitus lisää käyttömukavuutta

Optimoidut keräily-, pakkaus- ja lähetysprosessit lyhentävät toimitusaikoja.

Nykyään asiakkaat odottavat nopeita toimituksia, usein jopa saman tai seuraavan päivän aikana, myös pienemmiltä yrityksiltä. Nopeampi toimitusprosessi tekee yrityksestä ammattimaisemman ja luotettavamman asiakkaan silmissä.

Vähemmän virheitä, sujuvampi asiakaskokemus

Automatisoidut tarkistukset auttavat ehkäisemään toimitusvirheitä, viivästyksiä ja varaston loppumisesta johtuvia ongelmia.

Jokainen vältetty virhe tarkoittaa yhtä reklamaatiota, asiakaspalveluyhteydenottoa tai negatiivista arvostelua vähemmän. Tämä luo sujuvia asiakaskokemuksia, jotka lisäävät uskollisuutta ja kannustavat asiakkaita suosittelemaan yritystä myös muille.

Mikä on yksinkertainen warehouse management system? 

Yksinkertainen warehouse management system on suunniteltu helppokäyttöiseksi, nopeasti käyttöönotettavaksi ja keskittymään olennaisiin varastonhallinnan toimintoihin. Sen ei tarvitse sisältää kaikkia edistyneitä ominaisuuksia, vaan tärkeimmät työkalut, joiden avulla varaston päivittäinen toiminta pysyy sujuvana.

Parhaat yksinkertaiset WMS-ratkaisut ovat pilvipohjaisia, intuitiivisia ja kattavat kolme keskeistä osa-aluetta:

Saapuva tavaravirta (Inbound)

• Tavaroiden vastaanotto ja rekisteröinti varastoon.

Varastointi ja sisäiset siirrot

• Tuotteiden sijaintien seuranta sekä niiden siirtäminen varaston sisällä.

Lähtevä tavaravirta (Outbound)

• Tilausten keräily, pakkaaminen ja lähettäminen asiakkaille.

Perustoimintojen lisäksi muutamat lisäominaisuudet voivat tehdä yksinkertaisesta warehouse management system -ratkaisusta entistä tehokkaamman:

• Skannerisovellus - mahdollistaa tuotteiden skannaamisen kynän ja paperin käytön sijaan.
• Toimistosovellus - antaa toimistohenkilöstölle näkyvyyden tilauksiin ja varastosaldoihin.
• Raportointi- ja KPI-koontinäytöt - auttavat seuraamaan suorituskykyä ja tunnistamaan ongelmat varhaisessa vaiheessa.
• Laskutusmoduuli - erityisen tärkeä 3PL-yrityksille (third-party logistics providers), jotka laskuttavat asiakkaitaan esimerkiksi varastoinnin ja käsittelypalveluiden perusteella

 Helppo ja nopea käyttöönotto tuen avulla 

Yksinkertainen, pilvipohjainen warehouse management system mahdollistaa nopean käyttöönoton ilman omaa IT-tiimiä. Useimmat yritykset voivat ottaa järjestelmän käyttöön muutamassa päivässä, ja jopa 90 % asiakkaista on täysin toimintavalmiita kahden viikon kuluessa nopean käyttöönoton ja alhaisten alkuinvestointien ansiosta.

Laadukas käyttöönotto- ja tukipalvelu auttaa henkilöstöä omaksumaan uuden järjestelmän nopeasti ja välttämään epävarmuutta muutoksen aikana. Käyttäjien tukena ovat kouluttajat, konsultit ja jatkuva asiantuntija-apu aina tarpeen mukaan.

Tuen laatu on ratkaisevan tärkeää. Parhaat konsultit yhdistävät IT-osaamisen ja logistiikan asiantuntemuksen, jolloin he voivat auttaa kehittämään prosesseja ja selittää, miten järjestelmä tukee todellisia varastotoimintoja, eivätkä ainoastaan vahvista, että tekninen toteutus toimii.

Onko pienyrityksille saatavilla edullisia WMS-ratkaisuja?   

Kyllä, pienyrityksille on saatavilla edullisia WMS-ratkaisuja. Pienyrityksen ei tarvitse investoida kalliiseen, suuryrityksille suunnattuun warehouse management system -järjestelmään. Pilvipohjaisen ratkaisun avulla on mahdollista saada käyttöön ammattimaiset varastonhallintatyökalut, jotka sopivat sekä budjettiin että yrityksen kokoon.

Pilvipohjaiset ratkaisut ovat erityisen hyvä vaihtoehto, koska ne:

• Pitävät alkuinvestoinnit pieninä - erillisiä palvelimia, raskasta laitteistoa tai omaa IT-tiimiä ei tarvita.
• Kasvavat yrityksen mukana - voit aloittaa tärkeimmistä toiminnoista, kuten varaston seurannasta, keräilystä ja lähetyksistä, ja lisätä ominaisuuksia myöhemmin tarpeiden kasvaessa.
• Tarjoavat ennakoitavat kustannukset - päivitykset, tuki ja hosting sisältyvät yleensä palveluun, joten yllättäviä lisäkuluja ei synny.
• Nopeuttavat käyttöönottoa - monet ratkaisut voidaan ottaa käyttöön päivissä tai viikoissa kuukausien sijaan.

Yhteenveto

Warehouse management for small business ei ole pelkästään siistien hyllyjen ylläpitämistä, vaan ennen kaikkea liiketoiminnan valmistamista pitkän aikavälin kasvuun. Taulukkolaskentaohjelmat sekä kynä ja paperi voivat toimia alkuvaiheessa, mutta tilausten määrän kasvaessa virheet ja viiveet alkavat nopeasti lisääntyä.

Warehouse management system tuo toimintaan rakennetta, tarkkuutta ja reaaliaikaista näkyvyyttä. Sen avulla voit säästää aikaa, vähentää kustannuksia ja parantaa asiakaskokemusta. Mitä aikaisemmin järjestelmä otetaan käyttöön, sitä helpompi yrityksen on kasvaa hallitusti.

Oikean järjestelmän avulla pienyritykset voivat siirtyä pois päivittäisten haasteiden ratkaisemisesta ja keskittyä siihen, mikä on tärkeintä: liiketoiminnan kasvattamiseen ja tyytyväisten asiakkaiden palvelemiseen.

 Tutkitko parhaillaan eri vaihtoehtoja? 

Yksinkertaisempiin varastoprosesseihin ja pienempiin toimintaympäristöihin tarjoamme Astro Go WMS -ratkaisun. Se on pilvinatiivi, helppokäyttöinen warehouse management system, joka voidaan ottaa käyttöön nopeasti ja joka soveltuu erinomaisesti kasvaville logistiikkayrityksille ja 3PL-toimijoille.